تم تصميم نظام المحفظة الرقمية بلغة برمجة حديثة تدعمها شركة مايكروسوفت الرائدة في عالم الحواسيب ألا وهي لغة البرمجة سي شارب C# حيث تعتبر من أفضل لغات البرمجة عالميا , وقواعد بيانات SQL Server وتعتبر أقوي قاعدة بيانات لتلبة متطلبات نظام لادارة أعمال الشركات حيث يتميز النظام عن مثيله باستخدام هذا النوع من قواعد البيانات.
بالاضافة إلى ذلك عمل على البرنامج فريق متميز من المبرمجين لهم باع طويل في برمجة الانظمة المالية والمحاسبية وذلك باشراف خبراء في المحاسبة وذلك بهدف الخروج بافضل نظام يوافي المتطلبات المحاسبية ويكون سهل الاستخدام للمستخدمين بحيث يسهل التعامل مع النظام في أسرع وقت.
تم الاعتماد في تصميم نظام المحفظة الرقمية على التصميم المألوف لكثير من مستخدمي الكمبيوتر ألا وهو تصميم حزمة برامج مايكروسوف اوفيس MS Office , وذلك لكسر حاجز الرهبة لدى المستخدمين في الاستخدامات الأولى للنظام .
سوف نقوم الان بسرد مزايا النظام بشكل سريع ومختصر ليكون عندكم اطلاع على الميزات التي يوفرها نظام المحفظة الرقمية :
- الحسابات والقيود المحاسبية
- تعدد العملات بحيث يسمح النظام بتحديد عملة خاصة بالحساب غير عملة المجموعة ( العملة الافتراضية ) .
- تحديد الموازنة الخاصة بالحسابات.
- بناء شجرة الحسابات دون التقيد بأي عدد من المستويات.
- معرفة تاريخ إنشاء الحساب والمستخدم الذي قام بانشائه.
- في حسابات الموظفين يحتفظ نظام المحفظة الرقمية بكامل بيانات الموظف (كتاريخ التوظيف، الوظيفة، الراتب الشهري، الخصومات …إلخ ). كما يعطيك إمكانية تحديد حساب الرواتب الخاص بالحساب.
- يستخدم نظام المحفظة الرقمية طريقة القيد المركب لإعطاء المحاسب الحرية في إدخال القيود.
- الأصناف والمخازن
- يمكنك نظام المحفظة الرقمية من الاحتفاظ و التعامل بخمسة أسعار بيع وخمسة أسعار شراء لكل صنف.
- امكانية تحديد عملة محددة لسعر الشراء وعملة مختلفة لسعر البيع.
- امكانية تحديد وحدة افتراضية لعمليات الشراء أو عمليات البيع.
- امكانية إنشاء رقم مميز لكل صنف بشكل آلي ويمكن تغييره بشكل يدوي أيضا .
- امكانية إنشاء عروض وخصومات وذلك بحيث يقوم النظام باحتساب سعر العروض والخصومات بشكل تلقائي من داخل النظام.
- امكانية توليد باركود لكل صنف وذلك لتسهيل عمليات الجرد والبيع ( اختياري ) .
- يعطيك نظام المحفظة الرقمية إمكانية إنشاء عدد لا نهائي من الوحدات للصنف الواحد
- امكانية إنشاء حد أدنى لكل صنف وذلك بهدف تذكير مدير النظام لإعادة توريد هذا الصنف .
- امكانية تعدد أنواع الأصناف( بضاعة , خدمة ..)
- يحتفظ نظام المحفظة الرقمية بمعادلة تصنيع لكل صنف وبموجبها يمكن عمل فواتير تصنيع.
- يحتسب نظام المحفظة الرقمية بموجب معادلات التصنيع تكلفة الوحدة.
- يعطيك نظام المحفظة الرقمية إمكانية التعامل مع عدة مخازن للصنف الواحد.
- يمكنك نظام المحفظة الرقمية من عمل حركات تحويل أصناف لأصناف أخرى.
- يمكنك نظام المحفظة الرقمية من تحويل الأصناف من أي فرع لآخر أو أي مخزن لآخر.
- يعطيك نظام المحفظة الرقمية قيمة البضاعة الموجودة في المخازن بسرعة و بعدة طرق مختلفة ( معدل سعل الشراء , FIFO , سعر الشراء الأول , سعر البيع الأول , آخر سعر شراء ) .
- تعدد الفروع :
- يمكنك نظام المحفظة الرقمية من التعامل مع عدة أفرع لشركة معينة ومن ثم استخراج الكشوفات أو التقارير لكل فرع على حدة أو لكامل فروع الشركة مجتمعة.
- تعدد الصناديق :
- إدخال سندات القبض أو الصرف غير محصور على صندوق واحد؛ حيث يمكن تحديد حساب الصندوق أو أية حساب آخر قام بقبض أو صرف المبلغ المالي.
- تعدد العملات :
- يمكنك النظام من ادخال العملات التي تتعامل معها فقط لتسهيل عملية ادارة العملات .
- إمكانية التعامل بعدة عملات في جميع أجزاء النظام. على سبيل المثال:
- يمكن أن يكون لحساب واحد عدة عملات مختلفة .
- يمكن إدخال قيود محاسبية بأي عملة غير عملة المجموعة. داخل كل قيد يمكن أن يكون لكل حساب مبلغ بعملة مختلفة عن عملة المجموعة أو عملة القيد أو عملة الحساب.
- يمكن إدخال إيصالات القبض أو سندات الصرف بأية عملة غير عملة المجموعة أو عملة حساب صاحب الحركة المالية. مع الحركة المالية يمكن إدخال شيكات بعملات أخرى غير عملة المجموعة أو عملة السند أو عملة حساب صاحب الحركة.
- يمكن إدخال فاتورة بأية عملة غير عملة المجموعة أو عملة حساب صاحب الفاتورة. يمكن أن تكون أسعار الوحدة لكل صنف بعملة مختلفة عن عملة الفاتورة أو عملة حساب صاحبها أو عملة الأصناف الأخرى داخل نفس الفاتورة. مع الفاتورة يمكن إرفاق إيصال قبض أو سند صرف بأية عملة غير عملة المجموعة أو الفاتورة.
- سندات الصرف وايصالات القبض :
بالإضافة لتعدد العملات وتعدد الصناديق يستطيع المستخدم من:
- تحديد نسبة أو مبلغ خصم المصدر مع كل سند مالي.
- استخدام أمر إدخال سندات أو إيصالات متعددة للشركات أو المؤسسات التي تتعامل مع أعداد كبيرة للمستندات المالية.
- يدعم النظام جميع انواع طرق الدفع على سبيل المثال ( الدفع النقدي ، الدفع بالبطاقات الائتمانية ، الدفع عن طريق التحويل البنكي واخير دفع الشيكات).
- امكانية تحديد تصنيف الدفعة المالية هل هي سلفة مالية ام راتب وذلك بهدف تسهيل العمل مع ادارة الموظفين داخل النظام.
- الإرساليات :
- إمكانية عمل إرسالية نقل.
- إمكانية ربط إرسالية معينة بفاتورة .
- امكانية التحويل داخل النظام من والي الفواتير والارساليات
- تحديد اجرة النقل والامور المحاسبية المتعلقة بها
- الفواتير :
- يوفر نظام المحفظة الرقمية إمكانية التعامل مع أنواع متنوعة من الفواتير كفواتير البيع والشراء ومرجعاتها. كما يوفر إمكانية التعامل مع فواتير الخدمة أو المصروف .
- يمكن تحديد نسبة أو مبلغ خصم لإجمالي الفاتورة كما يمكن تحديد نسبة أو مبلغ خصم لكل صنف أو خدمة على حدة.
- يمكن تحديد نسبة الضريبة المضافة لإجمالي الفاتورة.
- يمكن تحديد كميات إضافية
- يمكن إرفاق مع كل فاتورة سندات مالية (إيصال قبض أو سند صرف).
- لا تنحصر فواتير الخدمة أو المصروف على خدمة واحدة؛ بل يمكن إدراج عدة خدمات أو مصاريف داخل نفس الفاتورة.
- يمكنك نظام المحفظة الرقمية من ادخال المدفوع سواء كان نقدا أو بطاقة ائتمان أو تحويل بنكي بشكل مباشر دون الحاجة لفتح شاشة الدفعات.
- يمكنك نظام المحفظة الرقمية من إنشاء باركود بشكل تلقائي لكل فاتورة وامكانية الرجوع للفاتورة عن طريق عمل مسح ضوئي للباركود.
- يمكنك نظام المحفظة الرقمية من التحويل بين الفواتير حيث يمكنك تحويل عرض سعر إلى فاتورة مبيعات بشكل تلقائي دون الحاجة لاعادة ادخالها وتحويل فاتورة مبيعات إلى مرجع مبيعات وغيرها من انواع الفواتير.
- تم إنشاء شاشة سلة الاصناف داخل الفواتير وذلك لضمان اسرع وافضل اداء في اضافة الاصناف للفواتير دون عناء البحث بشكل منفصل على مستوي كل صنف.
- امكانية إنشاء اصناف، عملاء، موردين من شاشة الفاتورة دون الحاجة لاغلاقها وفتحها من جديد.
- يدعم نظام المحفظة الرقمية وضع تاريخ صلاحية لكل صنف ويدعم تنببيهك بالأصناف التي قارب تاريخ صلاحيتها على الانتهاء.
- العروض
- يمكنك نظام المحفظة الرقمية من إصدار عروض أسعار للعملاء أو إدخال عروض الأسعار الواردة من الموردين.
- يمكن تحويل عروض الأسعار لفواتير أو لإرساليات.
- يمكن الطلب من نظام المحفظة الرقمية استخدام أسعار البيع أو الشراء من العروض عند إدخال الفواتير.
- الطلبيات :
- يمكنك نظام المحفظة الرقمية من إصدار طلبيات للموردين أو إدخال الطلبيات الواردة من العملاء.
- يمكن تحويل هذه الطلبيات لفواتير أو إرساليات.
- الشيكات :
يعالج نظام المحفظة الرقمية الشيكات بطريقة جديدة ومبتكرة تتناسب مع جميع المراحل التي يمكن أن يمر بها الشيك (من إيداع، سحب، إرجاع، تجيير، ... الخ). مع إمكانية عرض جميع المراحل التي مر بها الشيك.
يقوم نظام المحفظة الرقمية بعمل اللازم من قيود محاسبية لكل مرحلة من مراحل الشيك .
- أسعار العملات :
- يمكنك من التعامل مع العملات التي تحتاجها فقط لسهولة ادارة العملات وأسعارها , فلا تظهر لك عملات لا تحتاجها في النظام , مع امكانية اضافة عملات جديدة حسب الحاجة .
- يمكن تحديد سعر عملة معينة حسب التاريخ والساعة.
- يعطيك الإمكانية بتعديل أسماء هذه العملات حسب الحاجة.
- الميزانية العمومية :
- يقوم نظام المحفظة الرقمية بإعداد الميزانية العمومية والكشوف المرافقة لأية فترة يحددها المستخدم.
- يستخدم نظام المحفظة الرقمية عدة طرق لاحتساب قيمة بضاعة آخر المدة وذلك حسبما يشاء المستخدم.
- جزئية قيد الاغلاق
- التقارير :
- يوفر نظام المحفظة الرقمية مكتبة من التقارير تغطي جميع مستلزمات أي مستخدم. آخذين بعين الاعتبار تنسيقها وعرضها للمستخدم بصورة سهلة.
- يمكن إضافة شعار الشركة للتقارير أيا كان حسب رغبة المستخدم وكيفما شاء.
- كما يمكن تخزين أية تقرير لصيغ وورد أو اكسل أو PDF أو طباعته بشكل مباشر.
- الشبكات
- يدعم نظام المحفظة الرقمية إنشاء نسخة تدعم عدة مستخدمين في نفس الوقت بحيث يعمل جميع المستخدمين على نفس البيانات.
- كما يدعم ايضا تحديد صلاحيات مخصصة لكل مستخدم على حدا وتخزين جميع الحركات التي قام بها على النظام.
- يدعم النظام الامان والسرية في تعامل المستخدمين.
- كما يشمل النظام ايضا شاشة تفويض الدخول وذلك بهدف عرض العمل الذي قام به المستخدمون.
- ارتباط جميع أجزاء نظام المحفظة الرقمية بعضها البعض وسهولة التنقل من مكان لآخر :
- من مزايا نظام المحفظة الرقمية إمكانية التنقل من أي مكان في النظام لآخر. فمثلا يمكن من خلال حركات أي حساب الانتقال مباشرة لأصل الحركة التي نتج عنها القيد (الفاتورة، الإرسالية، الشيك، … الخ). كما يمكن الدخول لفهرس الحسابات أو الأصناف لحظة إدخال الحركات ومن ثم يمكنك نظام المحفظة الرقمية من إضافة حسابات جديدة لفهرس الحسابات أو أصناف جديدة لفهرس الأصناف.
- مزايا عامة للنظام
- شاشة الانتقال السريع حيث يمكنك الوصول لاي مكان في النظام سواء عن طريق الرقم الخاص بالشاشة أو عن طريق اسم الشاشة فمثلا لو ضغطت على CTRL+SPACE سيقوم النظام بعرض جميع شاشات النظام التي يمكنك الوصول اليها من خلال فمثلا لو بحثت على اضافة فاتورة شراء واخترتها سيقوم النظام بتحويلك اليها بشكل مباشر.
- تصدير لاكسل أو وورد حيث يدعم النظام تصدير جميع شاشات العرض في النظام إلى اكسل أو وورد من خلال النقر باليمين على القائمة ومن ثم تصدير إلى ....
- وجود كلا من البحث السريع والبحث المفصل في شاشات عرض النظام.
- امكانية الربط بنظام رسائل قصيرة SMS وارسال الرسائل مباشرة للعملاء وغيرها من خلال النظام